Мобильное приложение для сотрудников

Мобильное приложение даёт контроль над операционкой и ключевыми цифрами. Расписание, виджеты, рассылки и настройки компании доступны с телефона.

Быстрые ссылки

Чтобы не искать по базе знаний:

Тема

Создание сотрудников, роли, грейды и матрица доступов

Ссылка

Создание сотрудников и доступы

Тема

Зарплаты и схемы начислений

Ссылка

Тема

Графики работы, отпуска и смены

Ссылка

График работы и отпуска

Тема

Клиентские уведомления и каналы доставки

Ссылка

Настройка оповещений

Тема

Управление виджетами на сайте

Ссылка

Как создать и управлять виджетами

Тема

Списки для рассылок через отчёты

Ссылка

Отчёт №3 — База клиентов

Роли и доступы

В приложении есть четыре роли:

• Руководитель

• Администратор

• Менеджер

• Исполнитель

Базовая роль задаёт «скелет» доступов. Финальные права задаются через матрицу доступов и грейды.

Подробнее: Создание сотрудников и доступы.

Руководитель

Руководитель обычно видит компанию целиком.

Может:

• смотреть дашборды, графики и отчёты

• видеть ключевые метрики в реальном времени

• создавать новые виджеты

• управлять расписанием и просматривать его

• настраивать клиентское мобильное приложение

Администратор

Менеджер

Исполнитель

Если сотруднику «не хватает» прав, начните с матрицы доступов. Права настраиваются в веб-кабинете, не в телефоне.

Настройка доступов (матрица доступов)

Матрица доступов управляет тем, что сотрудник видит в приложении. И тем, что он может делать в каждом разделе.

1

Откройте матрицу доступов

1. Перейдите на https://cabinet.vivacrm.ru

2. Нажмите Управление

3. Откройте Матрица доступов

2

Выберите должность

1. Откройте раздел Должности и доступы

2. Выберите нужную должность

3. Нажмите Редактировать

3

Настройте права

Права задаются четырьмя действиями:

• Создание

• Получение (просмотр)

• Обновление (редактирование)

• Удаление

Выключили права → раздел пропал или стал «только чтение». Включили права → раздел появился и стал доступен.

Что на что влияет (типовые сценарии)

Ниже — блоки матрицы, которые чаще всего «ломают» доступы в приложении.

Сотрудник не видит зал/корт/кабинет

Проверьте блок Локации → Локации и пространства. Он определяет, какие пространства видит роль и должность.

Исполнитель должен видеть только свои записи

Проверьте блок Расписания занятий и длинная запись.

• Чтобы скрыть общий график, выключите Получение.

• Чтобы показать все записи, включите Получение.

Дальше включайте действия точечно:

• Создание — создавать записи

• Обновление — изменять/переносить записи

• Удаление — удалять записи

Исполнитель должен менять только свой график

Проверьте блок Графики работы сотрудников.

• Для перерывов/выходных/времени обычно хватает Обновление.

• Для полного управления с нуля включите Создание и Удаление.

Чтобы менеджер мог управлять графиками всех сотрудников, включите все действия.

Нужно скрыть зарплаты в приложении

В блоке Зарплаты выключите нужные действия. Тогда раздел зарплат пропадёт для этой должности.

Сотрудник должен принимать оплаты и делать возвраты

Включите доступ к Транзакциям. При необходимости включите отмену транзакций.

Тогда в приложении сотрудник сможет:

• принимать оплаты

• генерировать ссылки на оплату

• применять абонементы

• записывать гостей (в рамках доступов)

• проводить связанные действия по записям (в рамках доступов)

Разделы приложения

Дальше — краткая карта разделов. И что обычно делают в каждом из них.

Главный экран (аналитика)

Главный экран показывает ключевые цифры и эффективность. Это основной «центр управления» в приложении.

Кто что видит

Руководители и менеджеры видят показатели компании целиком.

Им доступны фильтры:

• период: день, неделя, месяц и т.д.

• все локации или конкретная локация

• детализация по пространствам внутри локации

Основные метрики

На экране сразу видны:

• оборот

• средний чек

• сумма возвратов

• новые клиенты

• посещения за день

• сравнение с предыдущим аналогичным периодом

Также показываются:

• отмены записей

• заполняемость групп

• эффективная загрузка (проценты и часы)

• продажи абонементов

• продажи персональных услуг

Оборот по факту транзакций

Этот график показывает сумму оплат. Даже если это предоплата за будущие визиты.

Можно:

• смотреть динамику по дням, неделям, месяцам

• анализировать все локации или одну

• выбрать услугу и сравнить динамику по ней

Оборот по факту посещений

Этот график показывает выручку «по факту визитов». То есть за гостей, которые пришли сегодня.

Разница с транзакциями:

• транзакции = что оплатили

• посещения = что отработали визитом

Загрузка пространств и локаций

График показывает, насколько заполнены локации и пространства.

Есть:

• дни / недели / месяцы

• группировка по локациям и пространствам

• проценты заполнения

Детализация по услугам

Блок показывает:

• какие услуги продаются чаще

• на какую сумму

• долю каждой услуги в обороте

LTV — ценность клиентов

В блоке LTV видно:

• активные клиенты за период

• прирост активных клиентов

• средний и медианный LTV

• средний и медианный срок жизни клиента

Дополнительно считаем активность:

• покупки на клиента

• выручка на активного клиента

Клиенты делятся на сегменты: VIP, премиум, активные, обычные. Сегментация идёт по обороту клиента.

Оценка эффективности исполнителей

Показываем исполнителей по фамилии и отчеству. Есть два ключевых показателя: рейтинг и эффективность.

Рейтинг — доля оценок 4+ от клиентов.

Эффективность — взвешенная сумма 4 показателей:

1. доходимость клиентов

2. объём проведённых занятий

3. конверсия пробных в абонементы за 24 часа

4. рейтинг от клиентов

В детализации видно:

• доходимость, часы, объём записей

• количество гостей и отмены

• пробники: сколько было, сколько дошло

• продажи абонементов в течение 24 часов

• лучшая и худшая услуга исполнителя

Эффективная загрузка времени

График показывает:

• максимальную возможную загрузку

• фактическую загрузку

• исполнителей в записях

• отмены записей

Групповые занятия и динамика локаций

Можно отдельно смотреть:

• эффективность групповых занятий

• динамику по каждой локации

Когорты возвращения клиентов

Блок строится по UTM-меткам из бронирований. На их основе формируются «золотые когорты».

Маркетологи видят:

• когда приходят самые ценные клиенты

• как они возвращаются: месяц к месяцу, неделя к неделе

Это помогает найти источники, которые приводят лучших гостей.

Отчёты аналитика → Отчёты

На этом же экране есть раздел «Отчёты». Там собраны стандартные и кастомные отчёты вашей компании.

Нужен новый отчёт? Напишите в онлайн-чат менеджеру:

• какие колонки нужны

• как считать показатели

Viva Plans: автоворонки и задачи

В разделе Viva Plans сотрудники видят проекты:

• которые создали сами

• куда их пригласили

Если сотрудника не пригласили, проект не отображается.

Уведомления по задачам приходят, только если сотрудник в проекте. Пуши отправляются на события:

• приближается срок

• срок просрочен

• новый комментарий

• изменился статус

• изменилось описание

Рассылки

Здесь создаются маркетинговые кампании. Доступны каналы: WhatsApp, SMS, Push, Telegram, e‑mail.

Типовой сценарий:

1. задайте название кампании

2. настройте расписание отправки

3. загрузите картинку и текст

4. выберите получателей

Список клиентов удобно брать из отчёта «База клиентов».

Отчёт №3 — База клиентов

После запуска кампании можно смотреть статус доставки. Видно, кому и когда ушло сообщение.

Виджеты

Раздел «Виджеты» нужен для управления виджетами сайта и ссылками. В приложении можно:

• менять настройки и дизайн существующих виджетов

• править параметры

• создавать новые виджеты прямо с телефона

Как создать и управлять виджетами

Глобальные настройки

В «Глобальных настройках» задаются:

• имя компании

• настройки депозита

• каналы оповещений

Про каналы и их подключение:

Настройка оповещений

Уведомления и каскады

В разделе «Уведомления» настраиваются тексты сообщений. Сообщения привязываются к событиям.

Здесь же настраиваются каскады.

Каскад — это подстраховка по каналам. Если первый канал недоступен, включается второй, затем третий.

Вы можете менять:

• тексты сообщений

• каналы доставки

Всё доступно и в приложении, и в веб-версии.

Зарплатный модуль

В приложении можно управлять зарплатами:

• менять шаблоны

• добавлять новые связки

• пересчитывать и проверять начисления

Зарплатный модуль

График работы и расписание

Раздел «Расписание» показывает записи в реальном времени.

Общий график

Этот режим обычно доступен руководителю и менеджеру. Исполнителю — только если ему включили доступ в матрице.

Доступно визуальное расписание:

• по всем локациям

• по всем пространствам

• с учётом разделений

По каждой записи можно:

• открыть карточку и посмотреть гостей

• добавить гостя

• принять оплату (ссылка на оплату)

• отметить посещение

Для массовых мероприятий доступна отметка по QR-коду.

Только личные записи

Как отмечать сразу большое количество гостей с помощью приложения

Чтобы быстро отмечать много гостей, сначала создайте нужную запись. В одной записи можно указать до 10 000 человек.

Дальше сотрудники, которые отмечают посещения, включают в приложении режим сканирования QR‑кода.

Когда гость приходит, он показывает QR‑код:

1. QR‑код приходит на e‑mail.

2. QR‑код доступен в личном кабинете гостя.

Сотрудник сканирует QR‑код. Система находит гостя в записи и отмечает его как пришедшего.

Если QR‑код отсканировать повторно, приложение покажет ошибку: гость уже отмечен. Если QR‑код не относится к этой записи, приложение тоже покажет ошибку.

Мой график (график работы сотрудников)

Графики создаются в веб-версии. Руководитель и менеджер могут редактировать их и в приложении.

Как открыть управление графиками сотрудников:

1. откройте раздел «Мой график»

2. нажмите кнопку «Сотрудники»

3. выберите сотрудника

4. создайте или отредактируйте график

Если вы исполнитель, графики других сотрудников не видны. Но вы можете управлять своим графиком.

Для этого в матрице доступов нужны права в блоке «Графики работы сотрудников».

Исполнитель может:

• задавать рабочие дни и часы

• ставить перерывы

• указывать отпуска

Про графики работы подробнее:

График работы и отпуска

Быстрая диагностика, если «что-то пропало»

1. Проверьте должность сотрудника.

2. Проверьте грейд (если используете).

3. Откройте матрицу доступов и найдите нужный блок.

4. Сверьте 4 действия: Создание / Получение / Обновление / Удаление.

Чаще всего проблема в выключенном Получении или в блоке Локации → Локации и пространства.