Создание записей и расписания
Расскажем какие есть виды записей, категории, как создать длинную запись, расписание для групповых записей и какие есть возможности
Как разложить пакет доп. услуг по длинным записям
Клиент купил сразу много доп. услуг — например, 20 аренд ракетки или 50 банок мячей — и ходит на длинную персональную запись: серию занятий по расписанию. Раньше услуги привязывали к каждому занятию по одной — теперь их можно разложить по всей серии за одно действие. Услуги уже оплачены. Раскладка только отмечает, на каком занятии клиент их использует, — новых продаж и чеков она не создаёт. Где открыть Окно раскладки одно и то же, открыть его можно из двух мест. Откройте карточку клиента → Услуги → вкладка Доп. услуги. Над списком появится плашка с числом свободных услуг и кнопкой «Разложить по записям». Плашка над списком доп. услуг с кнопкой «Разложить по записям» Плашка видна, только когда есть что раскладывать: у клиента есть свободные доп. услуги и хотя бы одна длинная персональная запись. Расписание персональных → откройте нужную длинную запись → в блоке Записи нажмите «Привязать услуги». Эта запись сразу будет отмечена в окне раскладки. Кнопка «Привязать услуги» в блоке «Записи» длинной записи Как разложить услуги В поле «Услуга» — только те доп. услуги, которые у клиента есть свободными. Рядом видно, сколько их осталось. Там только будущие длинные записи, к которым подходит выбранная услуга. Галочка у записи выбирает все её занятия. Нажмите на запись — раскроется список дат. Клик по дате включает или выключает занятие. «Все свободные» — разойдутся все. «Часть» — укажите число, остальные останутся у клиента свободными. На каждой дате видно, сколько услуг на неё ляжет («×5»), а в блоке «Как разложится» — итог: «по 5 — 4 занятия, по 4 — 20 занятий». Окно раскладки: выбрана одна длинная запись, на каждой дате видно, сколько услуг на неё ляжет На ней написано, что произойдёт: например, «Привязать 100 услуг к 24 занятиям». Как система раскладывает услуги Услуги расходятся поровну, начиная с ближайших занятий. Каждая следующая услуга уходит туда, где их пока меньше всего; при равенстве — на занятие, которое раньше. | Сколько услуг и занятий | Что получится | | ----------------------- | ----------------------------------------------------- | | 100 услуг на 20 занятий | по 5 на каждое | | 20 услуг на 14 занятий | по 2 на 6 ближайших, по 1 на остальные 8 | | 10 услуг на 42 занятия | по 1 на 10 ближайших, 32 дальних останутся без услуги | Можно докладывать: если на части занятий уже есть эта услуга, новые сначала лягут туда, где их меньше. В этом случае итог может немного отличаться от подсказки на датах — точные цифры покажет экран результата. Так выглядит раскладка 10 услуг на 42 занятия: ближайшие получили по одной, дальние отмечены пунктиром и прочерком. Режим «Часть»: 10 услуг на три длинные записи, дальние занятия остаются без услуги Что покажет результат После нажатия кнопки в том же окне появятся две цифры: сколько услуг привязано и сколько осталось свободными. Ниже — занятия, которые услугу не получили, с причиной. Это не ошибка: остальные занятия услуги получили. Экран результата: привязано 96, свободными остались 4, список занятий без услуги с причинами | Причина | Что случилось | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Занятие прошло | Занятие закончилось, пока окно было открыто | | Запись отменена | Запись или занятие отменили | | Услуга недоступна для этой записи | В настройках услуги запрещён этот день недели или время | | Не хватило услуг | Услуги закончились раньше, чем занятия | Если свободные услуги остались, кнопка «Разложить остаток» вернёт к выбору записей. Что важно знать Услуги из пакета вернутся клиенту свободными — их можно разложить снова. В окне отмены их можно оставить на записи, если нужно. Деньги за услуги из пакета при отмене не возвращаются. Будущие занятия создаются заново, и услуги с них возвращаются в свободные. После такой правки разложите услуги ещё раз. - За раз — до 500 занятий. Если нужно больше, разложите в несколько приёмов. - Нужны права на работу с продажами. Без них система не даст привязать услуги. Частые вопросы Нет кнопки «Разложить по записям» в карточке клиента У клиента нет свободных доп. услуг или нет будущей длинной персональной записи. В списке «Куда» нет нужной записи Скорее всего, услуга не подходит к ней по настройкам: другая локация, направление или тип занятия. Проверьте ограничения в карточке доп. услуги. В списке также нет прошедших и разовых записей. Как убрать услугу с одного занятия Откройте это занятие и отвяжите доп. услугу в блоке доп. услуг — она снова станет свободной. Можно разложить услуги сразу по нескольким длинным записям Да: отметьте несколько записей в блоке «Куда», услуги разойдутся по всем их занятиям по тому же правилу.
Как создать персональную длинную запись
Длинная персональная запись — это серия индивидуальных занятий одного клиента по постоянному расписанию. Например, аренда корта по понедельникам и средам в 15:00 с марта по апрель. Вместо того чтобы записывать клиента на каждое занятие отдельно, вы задаёте дни, время и период — система создаёт все занятия сама. Все занятия серии собраны в одной карточке: её можно оплатить, изменить или отменить целиком или частями. Где создать В меню слева откройте «Управление расписанием» → «Расписание персональных» и нажмите «Создать длинную запись». Запись создаётся в локации, которая выбрана вверху слева. Список «Длинные записи» с кнопкой «Создать длинную запись» справа вверху У вас нет права на создание расписаний — обратитесь к администратору. Ещё два способа: - Скопировать существующую. В списке длинных записей нажмите иконку «Копировать» — форма заполнится настройками и клиентом исходной записи, а период начнётся с её последнего дня. - Из договора. В карточке договора, блок «Обязательства по длинным записям» → «Создать записи». Клиент подставится из договора, и появится выбор локации. Как заполнить форму Откроется окно «Создание персонального длинного расписания». Заполненная форма: услуга, расписание на понедельник и среду в 15:00, период и клиент По очереди: «Категория записей», «Мастер-услуги» и «Услуга». Все три поля обязательны. Пока категория не выбрана, расписание ниже недоступно. Включите «Комментарий ко всем созданным записям» — он появится в каждом занятии. В блоке «Расписание записей» выберите день (Пн–Вс) и заполните строку: - «Начало и конец» — время окончания подставится по длительности услуги; - «Пространство» и, если оно делится, «Объединение»; - «Исполнители» — один или несколько. Переключитесь на другой день и заполните его так же — или нажмите «Скопировать расписание» и выберите день, откуда взять время. Чтобы в один день было два занятия, нажмите «Ещё». Счётчик на дне показывает, сколько занятий в нём задано. Даты первого и последнего дня серии. Если выбранный день недели не попадает в период, форма предупредит: занятия в этот день не создадутся. В блоке «Выберите клиента» найдите его по имени или телефону. Если услуга разрешает несколько мест (например, аренда корта на четверых), для клиента появится счётчик «Мест» и кнопка «Добавить клиента»; внизу — итог «Всего мест на занятии». Откроется окно прогресса. Когда оно дойдёт до 100%, нажмите «Завершить создание». Переключатель «Игнорировать доступность исполнителя» позволяет создать занятия, даже если исполнитель в это время не работает по графику. Если время занято Если на часть дат пространство или исполнитель уже заняты, в окне прогресса эти занятия помечаются «Конфликт». Остальные занятия создадутся как обычно. 1. Нажмите «Решение конфликтов». У каждого занятия написана причина: например, «Время в пространстве … занято другой записью» или «Исполнитель … есть в другой записи». По ссылке можно открыть мешающую запись. 2. Выберите свободное пространство или другого исполнителя и нажмите «Применить изменения» — занятие создастся с новыми данными. 3. Если занятие не нужно, нажмите «Не создавать запись». Когда конфликтов не останется, окно закроется само. Если нажать «Завершить создание длинной записи» раньше, система предупредит, сколько занятий не будет создано. Если при таких настройках не получается ни одного занятия — например, выбран понедельник, а в периоде нет понедельников, — запись не создастся, и система покажет причину. Что дальше Созданная запись появится в списке «Длинные записи» со статусом «Не оплачено». В расписании каждое занятие помечено «Длинная запись, N из M», в карточке клиента — так же.
Как создать групповую длинную запись
Групповая длинная запись — это расписание групповых занятий, на которое клиенты записаны сразу на все занятия. Например, детская группа по вторникам и четвергам с постоянным составом на весь сезон. Чем отличается от персональной: | | Персональная | Групповая | | ------------- | -------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- | | Где создаётся | «Расписание персональных» | «Расписание групповых» | | Клиенты | Один клиент (или несколько, если услуга разрешает места), обязателен | Любое число клиентов в пределах мест, можно без клиентов | | Места | Считаются по клиентам | Задаются в расписании | | Оплата | Вся серия или часть занятий | Каждое занятие у каждого клиента — как обычная запись | Где создать В меню слева откройте «Управление расписанием» → «Расписание групповых» и нажмите «Добавить расписание». Клиентов на всю серию добавляют прямо при создании расписания. Записать клиента сразу на все занятия уже созданного расписания нельзя — в таком расписании клиента записывают на каждое занятие отдельно. Как заполнить форму Откроется окно «Создание расписания». Окно «Создание расписания»: категория и направление, расписание с колонкой «Места» и блок «Выберите клиента» «Категория записей» и «Групповые направления» — оба поля обязательны. Для каждого дня заполните «Начало и конец», «Пространство», «Места» и «Исполнители». Другие дни можно заполнить через «Скопировать расписание», второе занятие в день — через «Ещё». Первый и последний день серии. Нажмите «Добавить клиента» и найдите его по имени или телефону. Для каждого следующего — снова «Добавить клиента». Система создаст все занятия и запишет на каждое всех добавленных клиентов. В окне прогресса дождитесь 100% и нажмите «Завершить создание». Клиенты записываются с оплатой на месте — оплатить их можно позже, как обычные записи на занятие. Откройте расписание и воспользуйтесь «Обновить расписание»: клиенты, уже записанные в расписание, будут записаны и на новые занятия. Места и конфликты - Мест должно хватать на всех клиентов. Если в поле «Места» меньше, чем добавлено клиентов, форма покажет «Число мест не может быть меньше количества клиентов». - Время занято. Как и для персональной записи: занятия с занятым пространством или исполнителем помечаются «Конфликт». Нажмите «Решение конфликтов», выберите другое пространство или исполнителя и «Применить изменения» — клиенты будут записаны и на это занятие. Либо пропустите его кнопкой «Не создавать запись». - Ни одного занятия. Если выбранные дни недели не попадают в период, расписание не создастся, и система покажет причину. Что дальше Расписание появится в «Расписании групповых», а занятия — в общем расписании с уже записанными клиентами. Записи клиента видны и в его карточке.
Как редактировать длинные записи: массовые действия
Карточка длинной записи Откройте «Расписание персональных» → «Длинные записи» и нажмите иконку «Редактировать» (карандаш) у нужной записи. Справа откроется карточка «Длинная запись клиента». Карточка длинной записи: данные серии, поля для изменения и блок «Записи» с фильтрами и кнопкой «Действия с 14 записями» Некоторые поля меняются прямо в карточке, без массовых действий: | Поле | Что меняет | | ----------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Комментарий | Заметку к длинной записи целиком. Нажмите «Добавить комментарий» или карандаш у текущего | | Вместимость | Число мест на всех занятиях серии, фильтры не учитываются. Введите число и нажмите «Применить» | | Менеджер | Менеджера клиента, а не только этой записи | | Договор | Договор клиента, которым оплачивается запись. «Удалить связь» отвязывает договор | Количество записей, период, дни недели и услуга только показываются. Дни, время, пространство и исполнителей меняют через массовые действия. Как выбрать занятия: фильтры Массовое действие применяется только к занятиям, которые сейчас видны в списке. Число на кнопке «Действия с N записями» — это и есть то, что изменится. Чтобы задеть часть серии, сначала сузьте список фильтрами. В блоке «Записи» нажмите «Фильтры» и выберите нужное: - Исполнитель — один или несколько, либо «Без исполнителя» - Пространство (и «Объединение», если оно есть) - День недели, Время начала, Время окончания - Дата начала, Дата окончания — в пределах периода записи - Статус оплаты — «Оплачено» или «Не оплачено» - Метод оплаты — абонемент, без оплаты, ожидаем оплату, единоразовая оплата, бесплатно - Статус записи — запланированные или прошедшие - Статус бронирования — визит подтверждён, не подтверждён, забронировано, отменено По умолчанию отменённые занятия скрыты. После любого массового действия фильтры сбрасываются к этому виду. Какие бывают массовые действия Нажмите «Действия с N записями» → «Выберите действие». Доступно четыре действия: Окно «Массовые действия с записями» со списком действий без выбранных фильтров На снимке фильтры не выбраны, поэтому действия «Изменить записи» в списке нет. | Действие | Что делает | Как применить | | -------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | Отменить записи | Отменяет выбранные занятия. Оплата за них остаётся на балансе клиента и пойдёт на другие такие же записи | «Применить изменения для N записей», без дополнительного подтверждения | | Изменить записи: день недели, время и другое | Меняет пространство, исполнителей, день недели, время начала или окончания | Для каждого поля видно текущее значение — выберите новое | | Оплатить записи | Оплачивает выбранные занятия абонементом, разовыми услугами клиента, договором или новой продажей | Подробнее — в статье об оплате длинной записи | | Изменить комментарий | Записывает комментарий в каждое выбранное занятие | Введите текст и нажмите «Применить изменения» | Действие «Изменить записи» доступно, только если выбран хотя бы один фильтр: пространство, исполнитель, день недели, время начала или окончания. Меняется именно то, по чему вы отфильтровали. Пример: чтобы перенести все среды с 15:00 на 17:00, выберите фильтры «День недели: среда» и «Время начала: 15:00», затем в действии укажите новое время. После применения откроется окно с прогрессом. Если новое время занято, занятия помечаются «Конфликт»: нажмите «Решение конфликтов» и для каждого занятия выберите другое пространство или исполнителя — либо нажмите «Не редактировать запись». Добавить и отменить отдельные занятия - Добавить занятия. В блоке «Записи» нажмите «Добавить запись». Откроется окно «Редактирование длинной записи» — такое же расписание, как при создании: дни недели, время, пространство, исполнители и период. Нажмите «Обновить длинную запись» — клиент будет записан на новые занятия. Так серию можно продлить или добавить ещё один день в неделю. - Отменить одно занятие. У занятия в списке нажмите «…» → «Отменить запись» и подтвердите. В этом же меню есть «Посмотреть запись» и «Об оплате записи». - Отменить всю серию. В списке длинных записей нажмите красный крестик у записи и подтвердите. Отменяются только будущие занятия, прошедшие остаются в истории. - Скопировать серию. Иконка «Копировать» в списке открывает создание новой длинной записи с теми же настройками. Начало периода подставится с даты окончания исходной — удобно для продления на следующий месяц. Что важно знать - Возврат за оплаченное занятие. При отмене из длинной записи способ возврата не спрашивается — оплата остаётся на балансе клиента. Чтобы вернуть деньги, на депозит или на абонемент, отмените занятие из карточки клиента → «Записи» → «Отменить»: там есть выбор способа возврата. - Менеджер меняется у клиента целиком, а не только у длинной записи. - Доп. услуги из пакета. Если после изменения серии услуги вернулись в свободные, разложите их снова кнопкой «Привязать услуги» в блоке «Записи». - Вместимость и комментарий карточки меняются для всей серии, фильтры на них не влияют. - История изменений. Иконка часов в списке длинных записей показывает, кто и когда менял запись. - Дождитесь 100% в окне прогресса: только так видно, какие занятия не изменились из-за конфликтов или ошибок. Что дальше
Как оплатить длинную запись полностью или частично
Способы оплаты Длинную персональную запись можно оплатить целиком или частями — например, по месяцам. Есть два пути: | Как оплатить | Чем | Где | | --------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------- | | Новой продажей | Карта, наличные, ссылка на оплату, QR, договор; можно добавить депозит, бонусы или сертификат | «Создать оплату» → «Создать транзакцию» | | Тем, что уже есть у клиента | Абонемент или оплаченные разовые услуги | «Создать оплату» → «В наличии у клиента» | Кнопка «Создать оплату» есть у каждой неоплаченной записи в «Расписание персональных» → «Длинные записи». Если у клиента нет ни абонемента, ни оплаченных услуг, она сразу открывает создание продажи. Меню «Создать оплату» в списке длинных записей: «Создать транзакцию» и «В наличии у клиента» У занятий длинной записи нет кнопки «Оплатить»: нажмите «О длинной» и оплатите из карточки серии. Оплатить все занятия сразу В списке длинных записей нажмите «Создать оплату» у нужной записи и выберите «Создать транзакцию». Откроется страница продажи: клиент уже выбран, в корзине — все неоплаченные занятия серии. Карточка в корзине помечена «Длинная запись», в ней видны период, дни и «Х из Y записей к оплате». Выберите способ оплаты и проведите продажу как обычно. Если длинная запись привязана к договору, он подставится автоматически. В меню «Создать оплату» выберите абонемент или «Единоразовая оплата» в группе «В наличии у клиента». Откроется карточка серии с действием «Оплатить записи». На кнопке «Применить изменения для N записей» число N — столько занятий, сколько хватит абонемента или услуг. Остальные останутся неоплаченными. Оплатить часть занятий Оплачиваются конкретные занятия целиком. Внести произвольную сумму за серию или разделить оплату серии на доли нельзя. В продаже: выбрать даты 1. Нажмите «Создать оплату» → «Создать транзакцию». 2. В корзине у карточки длинной записи нажмите карандаш. В окне «Изменить выбор записей» оставьте галочки только у нужных дат и нажмите «Применить». 3. В карточке станет «Х из Y записей к оплате». Проведите продажу. Иначе: сами начните продажу, выберите клиента и нажмите «Неоплаченные записи». Длинная запись там раскрывается списком дат: задайте период «С / По» или отметьте даты вручную и нажмите «Добавить N записей». По умолчанию показаны только будущие занятия; чтобы добавить прошедшие, отметьте «С учетом прошедших записей». Из карточки серии: отфильтровать занятия 1. Откройте длинную запись (иконка «Редактировать»). 2. В блоке «Записи» с помощью «Фильтры» оставьте только нужные занятия — например, «Дата начала» и «Дата окончания» на нужный месяц и «Статус оплаты: Не оплачено». 3. Нажмите «Действия с N записями» → «Оплатить записи» и в поле «Выберите доступный метод оплаты» выберите: - абонемент или «Единоразовая оплата» — затем «Применить изменения для N записей»; - «Создать транзакцию» — откроется продажа с отфильтрованными занятиями; - «Договором» — выберите договор и нажмите «Оплатить». Действие «Оплатить записи»: выбор метода — Единоразовая оплата, Создать транзакцию, Договором Если у занятий есть неоплаченные услуги исполнителей, для продажи и договора появится галочка «Оплатить и исполнителей». Как увидеть, что оплачено | Где | Всё оплачено | Ничего не оплачено | Оплачена часть | | ---------------------------------------- | ------------ | ------------------ | -------------------------------------- | | Список длинных записей | «Оплачено» | «Не оплачено» | «Частичная оплата» и «Оплачено X из Y» | | Карточка длинной записи, «Статус оплаты» | «Оплачено» | «Не оплачено» | «Оплачено X из Y» | У каждого занятия в карточке серии виден способ оплаты: «Абонемент», «Единоразовая оплата», «Без оплаты» и другие. Детали платежа — «…» → «Об оплате записи». Чтобы увидеть только неоплаченные занятия, включите фильтр «Статус оплаты: Не оплачено». Что важно знать - Абонемента не хватает на все занятия. Оплатятся столько, сколько указано на кнопке. Остальные оплатите другим способом или через «Создать транзакцию». Если абонемент не покрывает ни одного занятия, кнопки не будет. - Абонемент нельзя продать в одной продаже с другими услугами. Сначала продайте абонемент, потом оплатите им занятия. - Отмена оплаченных занятий. Если отменить их из длинной записи, оплата останется на балансе клиента и пойдёт на другие такие же записи. Чтобы вернуть деньги, на депозит или абонемент, отмените занятие из карточки клиента → «Записи» → «Отменить» и выберите способ возврата. - Договор. Если оплатить серию договором, он привяжется к длинной записи и дальше будет предлагаться первым. На договоре должно хватать средств, а сам договор — быть в статусе «Активен». - Групповые записи на серию оплачиваются по одному занятию, как обычные записи. Что дальше