Длинная персональная запись — это серия индивидуальных занятий одного клиента по постоянному расписанию. Например, аренда корта по понедельникам и средам в 15:00 с марта по апрель. Вместо того чтобы записывать клиента на каждое занятие отдельно, вы задаёте дни, время и период — система создаёт все занятия сама.
Все занятия серии собраны в одной карточке: её можно оплатить, изменить или отменить целиком или частями.
Где создать
В меню слева откройте «Управление расписанием» → «Расписание персональных» и нажмите «Создать длинную запись». Запись создаётся в локации, которая выбрана вверху слева.
У вас нет права на создание расписаний — обратитесь к администратору.
Ещё два способа:
-
Скопировать существующую. В списке длинных записей нажмите иконку «Копировать» — форма заполнится настройками и клиентом исходной записи, а период начнётся с её последнего дня.
-
Из договора. В карточке договора, блок «Обязательства по длинным записям» → «Создать записи». Клиент подставится из договора, и появится выбор локации.
Как заполнить форму
Откроется окно «Создание персонального длинного расписания».
По очереди: «Категория записей», «Мастер-услуги» и «Услуга». Все три поля обязательны. Пока категория не выбрана, расписание ниже недоступно.
Включите «Комментарий ко всем созданным записям» — он появится в каждом занятии.
В блоке «Расписание записей» выберите день (Пн–Вс) и заполните строку:
-
«Начало и конец» — время окончания подставится по длительности услуги;
-
«Пространство» и, если оно делится, «Объединение»;
-
«Исполнители» — один или несколько.
Переключитесь на другой день и заполните его так же — или нажмите «Скопировать расписание» и выберите день, откуда взять время. Чтобы в один день было два занятия, нажмите «Ещё». Счётчик на дне показывает, сколько занятий в нём задано.
Даты первого и последнего дня серии. Если выбранный день недели не попадает в период, форма предупредит: занятия в этот день не создадутся.
В блоке «Выберите клиента» найдите его по имени или телефону. Если услуга разрешает несколько мест (например, аренда корта на четверых), для клиента появится счётчик «Мест» и кнопка «Добавить клиента»; внизу — итог «Всего мест на занятии».
Откроется окно прогресса. Когда оно дойдёт до 100%, нажмите «Завершить создание».
Переключатель «Игнорировать доступность исполнителя» позволяет создать занятия, даже если исполнитель в это время не работает по графику.
Если время занято
Если на часть дат пространство или исполнитель уже заняты, в окне прогресса эти занятия помечаются «Конфликт». Остальные занятия создадутся как обычно.
-
Нажмите «Решение конфликтов». У каждого занятия написана причина: например, «Время в пространстве … занято другой записью» или «Исполнитель … есть в другой записи». По ссылке можно открыть мешающую запись.
-
Выберите свободное пространство или другого исполнителя и нажмите «Применить изменения» — занятие создастся с новыми данными.
-
Если занятие не нужно, нажмите «Не создавать запись».
Когда конфликтов не останется, окно закроется само. Если нажать «Завершить создание длинной записи» раньше, система предупредит, сколько занятий не будет создано.
Если при таких настройках не получается ни одного занятия — например, выбран понедельник, а в периоде нет понедельников, — запись не создастся, и система покажет причину.
Что дальше
Созданная запись появится в списке «Длинные записи» со статусом «Не оплачено». В расписании каждое занятие помечено «Длинная запись, N из M», в карточке клиента — так же.